Branschinsikt, publicerad
Administrationen kring anbud – samma handlingar, gång på gång
Det dubbelarbete som uppstår när varje upphandling kräver egna kopior av samma bevis drabbar både leverantörer och upphandlande organisationer.
Den största administrativa kostnaden i anbudsarbetet ligger sällan i själva tekniska lösningen, utan i att samla in, formatera och skicka in handlingar som redan finns. Registreringsbevis, skatteuppgifter, försäkringsbevis, certifikat, policyer och referensbeskrivningar tas fram på nytt för varje upphandling, ofta med olika krav på format och detaljnivå.
Samma arbete upprepas på andra sidan bordet. Upphandlaren läser, jämför och kontrollerar handlingar från varje anbudsgivare, verifierar att intygen är utfärdade av rätt part och att de fortfarande är giltiga. För mindre organisationer utan egen upphandlingsenhet tar det tid från kärnverksamheten.
Konsekvenserna syns i konkurrensen. Små och medelstora företag avstår från att lämna anbud när den administrativa tröskeln blir hög, medan formaliafel – ett utgånget certifikat, ett saknat intyg – kan sortera bort i övrigt konkurrenskraftiga anbud.
Det är den dubbleringen SBDR är byggt för att minska: dokumentationen lämnas in och granskas en gång, hålls aktuell och kan sedan användas som underlag i flera upphandlingar. Leverantören slipper börja om, och upphandlaren kan utgå från material som redan är kontrollerat.